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Así es como se perciben las bases para el éxito del proyecto en la fase de preparación.

En los mercados actuales, no hay muchas organizaciones que puedan permitir que falle su próxima implementación de ERP / CRM o la iniciativa de una transformación digital. Desafortunadamente, existe un malentendido persistente en que la preparación para el éxito de este proyecto solo comienza cuando se muestra un sistema y estás conectado con los proveedores, pero, ¿sabes que las decisiones más importantes que determinan el éxito o el fracaso se toman al principio de la fase de preparación? Entonces, ¿Dónde se perciben las bases para el éxito de su próximo proyecto?

Se han producido cambios importantes en los últimos 10 años en los factores de éxito y fracaso de los proyectos de implementación de software. Con el tiempo, estos factores han pasado de ser aspectos puramente técnicos (piense en: fallos del sistema y rendimiento) hacia aspectos organizacionales, incluida la voluntad y la capacidad de cambiar los procesos comerciales, la mentalidad y la cultura de la empresa. Con este cambio, tiene sentido adoptar un enfoque completamente diferente para su fase de preparación.

Una preparación sólida para un proyecto organizacional comienza mucho antes en comparación con los proyectos tradicionales, más impulsados por la tecnología y, debido a la naturaleza de los proyectos actuales, existe una necesidad urgente de incluir diferentes roles en su proyecto si el éxito es la única opción realista. Idealmente, los principios fundamentales y las condiciones previas del proyecto ya están determinados antes de establecer contacto con los proveedores.

Estas son algunas de las preguntas importantes que idealmente se responden en su fase de preparación:

  • ¿Cuáles son los objetivos estratégicos que queremos alcanzar con esta iniciativa?
  • ¿Cómo podemos definir estos objetivos en un formato atractivo para que todos los empleados puedan entenderlos?
  • ¿Cómo podemos asegurar la participación activa de todo el equipo de gestión?
  • ¿Quién es el patrocinador activo y capacitado que será responsable tanto del éxito como del fracaso (inesperado)?
  • ¿Será este proyecto el único proyecto con un enfoque del 100% o habrá más proyectos en ejecución al mismo tiempo?
  • ¿Estamos adaptando el nuevo software a nuestra forma de trabajar o estamos abiertos a cambiar nuestros procesos comerciales hacia las mejores prácticas en el software?
  • ¿Estamos optando por un enfoque “big-bang” o por un enfoque mejorado de “baby-steps”?
  • ¿Dónde están los mayores riesgos de fallar y cómo podemos limitarlos o incluso eliminarlos?
  • ¿Cómo podemos motivar a nuestros equipos para que compartan sus mejores ideas con el equipo del proyecto?
  • ¿Cómo podemos utilizar la comunicación para involucrar a toda la empresa en una etapa temprana?

Por supuesto, es de vital importancia compartir las respuestas a estas preguntas con toda la organización.

Una ventaja adicional de este enfoque es que puedes informar a tus posibles proveedores y socios de implementar de una manera mucho mejor sobre lo que desea lograr. La preparación es siempre el 90% del resultado final. Por lo tanto, es muy probable que este nuevo enfoque contribuya a obtener mejores resultados del proyecto.